Wnioski o nadanie Krzyża Zesłańców Sybiru osobom posiadającym obywatelstwo polskie i zamieszkałym stale w Polsce przedstawia Prezydentowi Rzeczypospolitej minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego. Z inicjatywą uhonorowania tych osób występują do Szefa Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych władze naczelne związków i stowarzyszeń kombatanckich. Wnioski kierowane do Urzędu bezpośrednio przez władze struktur terenowych nie będą rozpatrywane. Po stwierdzeniu zasadności składanych propozycji, Departament Uroczystości sporządza przewidziany zarządzeniem Prezydenta RP, stosowny wykaz i po akceptacji Szefa Urzędu - za pośrednictwem ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego - przesyła go wraz z wnioskami do Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej. Szczególnie ważne jest właściwe sporządzenie wniosku. Powinien być wypełniony pismem maszynowym (drukowany komputerowo). Wnioski wypełnione odręcznie nie będą przyjmowane do realizacji.
Ponadto w odpowiednich rubrykach należy wpisać:
1. nazwę jednostki organizacyjnej związku lub stowarzyszenia, w której sporządzono wniosek,
2. nazwę miejscowości będącej siedzibą tej jednostki organizacyjnej,
3. sygnaturę (np. ZG 1/12), która składa się z: literowego (2 do 4 liter) oznaczenia jednostki organizacyjnej; numeru ewidencyjnego z DEWD,
4. datę sporządzenia wniosku,
5. numer egzemplarza wniosku (jeżeli wniosek wykonywany jest w jednym egzemplarzu należy wpisać – „egzemplarz pojedynczy”).
Podobnie, na drugiej stronie wniosku - oprócz wymienionego już numeru ewidencyjnego - należy wpisać numer egzemplarza wniosku (ewentualnie „egzemplarz pojedynczy”), liczbę wykonanych egzemplarzy oraz nazwisko osoby sporządzającej wniosek. Pismo przewodnie, za którym będą przesyłane do Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych wnioski o nadanie Krzyża Zesłańców Sybiru (również w korespondencji pomiędzy strukturami związków i stowarzyszeń kombatanckich) powinno zawierać wpis o ilości załączników.
Znajdujące się na pierwszej stronie formularza rubryki, przeznaczone na wpis numeru rejestru i numeru pozycji w wykazie, należy pozostawić bez żadnych wpisów – zostaną one wypełnione w Urzędzie do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych lub w Ministerstwie Spraw Zagranicznych oraz w Kancelarii Prezydenta RP.
Sporządzający wniosek powinien umieścić swoją pieczęć i podpis w rubryce 13 pod uzasadnieniem wniosku, a rubrykę numer 14 pozostawić na wpis władz naczelnych związku lub stowarzyszenia kombatanckiego. Wolną pozostawia się rubrykę 15 wniosku.
Przy rozpatrywaniu przedłożonych wniosków istotne jest, aby ich uzasadnienie było zgodne z wymaganiami zawartymi w § 3 ust. 2 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 12 stycznia 2004 r. w sprawie nadawania Krzyża Zesłańców Sybiru. Uzasadnienie powinno zawierać informację: czy osoba proponowana do odznaczenia w chwili deportacji posiadała obywatelstwo polskie; czas i miejsce deportacji; w przypadku osoby urodzonej na zesłaniu - czy w chwili deportacji choćby jedno z rodziców posiadało obywatelstwo polskie. Należy również załączyć kserokopie dokumentów potwierdzających fakt deportacji.
Wnioski o nadanie Krzyża osobom nieposiadającym obywatelstwa polskiego lub zamieszkałym stale za granicą przedstawia Prezydentowi Rzeczypospolitej Polskiej minister właściwy dla spraw zagranicznych. Wnioski o uhonorowanie tych osób składają do Ministerstwa Spraw Zagranicznych - za pośrednictwem polskich placówek dyplomatycznych lub urzędów konsularnych – władze związków i stowarzyszeń kombatanckich, funkcjonujących w kraju pobytu.
